Libri Sociali

E’ il libro in cui vengono riportati i verbali delle assemblee dei soci, ordinarie o straordinarie, in ordine cronologico, anno dopo anno. Costituisce la storia ufficiale dell’associazione e conserva la memoria dell’approvazione dei bilanci e dell’elezione delle cariche.
Ciascun verbale va numerato progressivamente su base annuale (verbale n 1/2025, verbale n 2/2025, …), così come anche ciascuna pagina va numerata su base annuale (pg. 1 di x, pg. 2 di x, …). Mentre la singola numerazione va fatta in tempo reale, la parte “di ….” va riportata a fine anno quando si conoscerà il numero di pagine totali scritte per quell’anno.

Ogni verbale deve essere firmato da Presidente e Segretario. Le firme, per essere valide, devono essere in originale su verbale cartaceo o, in alternativa, apposte digitalmente (con gli appositi strumenti di firma digitale) se conservati su PC.

Strumenti utili:

Convocazione_di_assemblea_ordinaria_e_straordinaria (1)
Verbale_di_assemblea_ordinaria_e_straordinaria

È il libro in cui vengono riportate le decisioni prese dal Comitato Direttivo. Viene anch’esso redatto in ordine cronologico su pagine numerate. È la memoria dell’operatività delle associazioni e riporta le decisioni prese dal Comitato, sia nel suo complesso che come insieme di singoli individui.
Così come per il libro verbale dell’Assemblea, anche per quello del Consiglio Direttivo ciascun verbale va numerato progressivamente su base annuale, così come anche ciascuna pagina va numerata su base annuale.

Ogni verbale deve essere firmato da Presidente e Segretario. Le firme, per essere valide, devono essere in originale su verbale cartaceo o, in alternativa, apposte digitalmente (con gli appositi strumenti di firma digitale) se conservati su computer.

Strumenti utili:

Lettera di Convocazione_del_Comitato_Direttivo
Verbale riunione Comitato Direttivo  (rev. 31.07.2019)

(obbligatorio solo per le APS)

L’art. 17 del CTS prevede la possibilità per gli enti del Terzo settore di avvalersi di volontari e impone che essi siano iscritti in un apposito registro, che l’ente dovrà redigere e tenere aggiornato, oltre all’obbligo di fornire ai volontari stessi un’adeguata copertura assicurativa.

In merito alla tenuta del registro dei volontari, un apposito decreto attuativo, il D.M. 6 ottobre 2021, ribadisce per gli enti del Terzo settore l’obbligo di inserire anzitutto i volontari “non occasionali”, individuati secondo i criteri dell’assiduità e della continuatività del proprio impegno.

Il registro dei volontari, in alternativa alla forma cartacea, la quale deve essere numerata progressivamente in ogni pagina e bollata in ogni foglio da un notaio o da un altro pubblico ufficiale a ciò abilitato, può essere tenuto anche in forma elettronica e/o telematica, a condizione che i sistemi utilizzati assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte.

Nel registro devono essere indicati, per ciascun volontario:

1. il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita;
2. la residenza o, in alternativa, il domicilio laddove non coincidente;
3. la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che devono corrispondere alla data di iscrizione e cancellazione della persona nel registro.

In relazione ai registri tenuti con sistemi elettronici e/o telematici, il decreto prevede che essi possano essere messi a disposizione anche da parte delle reti associative del Terzo settore nei confronti degli Ets ad esse aderenti: in tal caso, la rete associativa può accedere ai dati contenuti nel registro, il cui inserimento o modifica rimane però di esclusiva competenza del singolo aderente in quanto unico titolare dell’obbligo di tenuta del registro. Qualora l’ente dovesse cessare il rapporto di appartenenza alla rete associativa, conserverà comunque copia digitale delle iscrizioni inserite per il relativo periodo di appartenenza.

A tal fine da parte della rete associativa UNPLI APS è stato predisposto un modello di registro dei volontari con sistema elettronico e/o telematico, nel rispetto di quanto previsto dal D.M del 6 ottobre 2021, gratuitamente messo a disposizione delle Pro Loco aderenti sulla piattaforma MyUnpli.

Come previsto dal decreto, nel registro è stata predisposta anche una sezione apposita e separata con la possibilità di inserire i volontari “occasionali”; in tal caso i dati da indicare sono gli stessi di quelli previsti per i volontari “non occasionali” ed elencati in precedenza.

Il registro dei volontari dovrà essere compilato obbligatoriamente in ogni sua sezione, ad eccezione della data di cessazione dell’attività del volontario, da compilare nel solo caso specifico. Al fine di assicurare l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte nel registro, dovrà essere definito l’inserimento di tutti i dati e la chiusura della procedura di iscrizione, la quale non potrà essere più modificabile.

Ai fini dell’obbligo di adeguata copertura assicurativa, la cui efficacia decorre dalle ore 24.00 del giorno in cui avviene l’iscrizione nel registro, per i volontari soci della Pro Loco dovrà essere attivata la polizza tessera blu, mentre i volontari non soci dovranno procedere all’acquisto della specifica polizza di tutela infortuni e malattia (sempre tramite l’inserimento del nominativo nel registro volontari).

Fonte: portale MyUNPLI